Відпустка без збереження заробітної плати — обставини надання, тривалість та оформлення

За трудовим законодавством кожен працівник, який пропрацював на одному місці не менше півроку, може отримати відпустку (у деяких випадках, не тільки щорічний основний, додатковий). Час відпочинку надається за затвердженим графіком, за трудівником на цей період зберігається робоче місце і йому виплачуються відпускні. Але можливі ситуації, коли звільнення від роботи потрібно раптово, наприклад, при смерті близького родича. Тоді працівник може отримати період відпусток без збереження заробітної плати.

Що таке відпустка за свій рахунок

Назва цього періоду чітко пояснює його специфіку. Як і годиться при відпустці, працівник отримує звільнення від роботи на певний період, але при цьому, дні відпочинку не будуть оплачені. Необхідність такої перерви виникає з-за об’єктивних обставин (екзаменаційної сесії, весілля, народження дитини і ін). В залежності від ситуації і категорії працівника, відпустку без збереження заробітної плати може бути:

• За вибором працівника. При цьому разі працівник має законодавче право на таку перерву і роботодавець не може йому відмовити. Наприклад, похорон батька (тобто, близького родича) – працівникові за Трудовим кодексом покладено 5 відпускних днів, які йому зобов’язані надати.
• За рішенням роботодавця. При такому положенні справ, співробітник повинен попросити звільнення від роботи у директора, і може отримати відмову, якщо причина буде не дуже поважною. Наприклад, похорон дядька (тобто, не близького родича) – при цьому закон не гарантує надання робочого перерви, залишаючи остаточне рішення за керівником підприємства.

З ініціативи працівника

У разі законодавчого закріплення права працівника на безоплатну робочу перерву, керівник не може відмовити йому. Така можливість з’являється у співробітника через:

• Свого статусу. Наприклад, відпустка без збереження зарплати покладено Героям Радянського Союзу, помічникам кандидатів у президенти і пенсіонерам за віком.
• Ситуації. Наприклад, Трудовий кодекс (ТК) дає гарантії, що відпускний час буде надано працівнику з нагоди весілля або народження дитини. Законне право на робочий перерву є і у студентів вузів з державною акредитацією.

За ініціативою роботодавця

У випадку, коли у працівника немає законодавчого права на короткостроковий відгул, але є необхідність (наприклад, весілля власного сина), то згідно з трудовим кодексом, питання вирішується за погодженням сторін. Працівник складає заяву, в якій звертається з проханням до керівництва підприємства. У результаті він може отримати дозвіл чи відмову (наприклад, внаслідок виробничої необхідності).

Форма письмової заяви про відпочинок без збереження оплати обов’язкова і коли у працівника є законодавче право на робочий перерву. Це більше схоже на інформування керівництва про бажання реалізувати своє законне право, ніж на прохання, але формально у директора залишається право відмовити, наклавши відповідну резолюцію з підписом.

Поширеною помилкою є плутати звільнення від роботи за ініціативою роботодавця і вимушений адміністративний відпустку без збереження заробітної плати, у який керівництво підприємства може відправити співробітників при падінні виробництва. Це зовсім різні поняття! Відмінності:

• Відпочинок без збереження оплати за ініціативою працівника передбачає бажання співробітника отримати звільнення від трудових обов’язків, і викликано його особистими причинами.
• Вимушений адміністративний відпустку є порушенням закону (в разі проблем з виробництвом, згідно ТК роботодавець повинен оформити простій з виплатою менш як 2/3 від заробітної плати). Він не передбачає прагнення працівника одержати робочу перерву, і викликаний виробничими проблемами. Така форма трудових відносин суперечить законодавству і тягне за собою штрафні санкції.

Нормативно-правове регулювання

Базове визначення понять щодо відпустки за свій рахунок викладається у статті 128 Трудового кодексу РФ. Там наводяться категорії працівників, яким за законом покладено цей вид відпочинку (наприклад, працівникам у разі народження дитини). Інші місця Трудового кодексу доповнюють цей список, приміром, статті поширюють таке право на тих, хто проходить навчання у Внз і Ссузів (при здачі кваліфікаційних випробувань або підготовки диплома). Матері-одинака або батьки дітей-інвалідів, теж можуть розраховувати отримати звільнення від роботи у зручний час.

Якщо Трудовий кодекс, розглядає масові категорії працівників, які мають безумовне право на відпускний період без оплати, то федеральні закони встановлюють його для більш вузьких груп.

Окремі випадки розглядаються в трудовому або колективному договорі конкретного підприємства. У цих офіційних документах роботодавець може розширити права працівника на підприємстві персоналу порівняно з законодавчими нормами, наприклад:

• гарантувати кожному працівникові відпустку без збереження зарплати тривалістю 7 календарних днів в будь-який час протягом року);
• передбачити особливі умови для окремих категорій робітників (наприклад, прибиральниць або кур’єрів);
• запровадити преміювання за підсумками року для тих, хто не користувався трудовим звільненням цього типу (тобто більше часу приділяв роботі).

Хто може претендувати на відпустку без утримання

Законодавство (Трудовий кодекс та інша нормативно-правова документація) визначає категорії працівників, які мають право на звільнення від роботи без збереження оплати. У широкому сенсі, претендувати на таку відпустку можуть всі співробітники підприємства при виникненні особливих обставин. Працівник подає заяву, де вказує причину відпускного періоду. Якщо трудівник має законодавче право на відпочинок, він беззастережно отримує звільнення, в інших випадках рішення начальства відпустити працівника на робочий перерву залежатиме від вагомості причин.

За сімейними обставинами

Трудовий кодекс наводить причини, з яких співробітник може отримати відпустку без збереження оплати тривалістю до 5 календарних днів без будь-яких перешкод і обмежень. Сюди входять:

• народження дитини;
• весілля;
• смерть близького родича.

Вагомість інших сімейних обставин для надання періоду відпочинку, визначається керівництвом. Можливі два варіанти розвитку подій, після того, як працівник подасть заяву (у разі необхідності, підкріпивши його копіями відповідних документів):

• Причина відображена в законодавстві, як привід для перерви (власна весілля). Тоді надання відпускних днів носить безумовний характер.
• Обставина має особистий характер і не регулюється законом (одруження сестри). В такій ситуації питання вирішується за домовленістю сторін, і можливо, що згода керівництва не буде отримано.

Окремим категоріям працівників відповідно до ТК

Трудове законодавство надає право на одержання відпустки без змісту окремим групам працівників. До числа тих, кому надається така можливість, відносяться:

• працюючі інваліди;
• учасники Великої Вітчизняної війни;
• працевлаштовані пенсіонери,
• батьки, чоловіки і дружини військовослужбовців, загиблих при виконанні обов’язків;
• інші категорії працівників, прямо визначені російським законодавством.

При поєднанні навчання і роботи

У разі навчання працівника у вищому або середньому навчальному закладі, Трудовий кодекс допускає надання відпускних днів на здачу іспитів і підготовку дипломної роботи. Необхідною умовою при цьому є наявність державної акредитації у Внз/ССУЗа. ТК регулює тривалість звільнення від роботи в цьому випадку, наприклад, при підготовці диплома у вищому навчальному закладі, час відпустки без збереження зарплати може досягати 4 місяців.

Догляд за дітьми

Трудовим кодексом гарантується право на двотижневу відпустку без збереження зарплати для деяких категорій батьків. До них належать працівники:

• у сім’ї, яких двоє (чи більше) дітей до 14 років – до заяви додаються копії свідоцтв про народження (якщо у бухгалтерії підприємства немає такої інформації);
• мають дитину-інваліда – потрібне документальне підтвердження інвалідності;
• виховують дитину (дітей) поодинці – звернення до керівництва супроводжується довідкою за формою 25 з Рагсу.

Кому надається в обов’язковому порядку

Основний список осіб, які мають право на відпустку без утримання, наводиться у Трудовому кодексі. Перелік включає:

• учасників Великої Вітчизняної війни;
• працюючих пенсіонерів по старості;
• близьких родичів військовослужбовців, загиблих при несенні служби;
• працюючих інвалідів;
• всіх співробітників при народженні дитини, реєстрації шлюбу або смерті близького родича.

Цей список доповнюється іншими статтями ТК та іншої нормативно-правовою документацією. Це може бути закон (наприклад, який гарантує звільнення від роботи окремим учасникам виборів в органи місцевого самоврядування) або локальний акт (наприклад, колективний договір), що наділяє окремі категорії трудівників правом на відпускний період.

Максимальна тривалість

Трудовий кодекс визначає категорії працівників, які мають безумовне право на отримання перерви за свій рахунок. Підставою для подання є заява працівника із зазначенням інтервалу звільнення від роботи, і за законом керівник не може відмовити. В таблиці показана максимальна тривалість відпустки без збереження заробітної плати для різних працівників або ситуацій:

Чи можуть відправити працівника у відпустку за свій рахунок на час простою

Можливі ситуації, коли за виробничої, економічної або іншої не залежить від нього причини, що працівник тимчасово не здійснює трудову діяльність. Згідно Трудового кодексу, цей період визначається як простий в роботі. Наприклад, із-за аварії на електричній підстанції, завод залишився без енергопостачання, тому токарі та фрезерувальники не мають можливості працювати. У таких випадках, коли робочий перерву відбувається не з вини працівника, законодавство передбачає виплату не менше 2/3 окладу.

Поширена думка, що під час вимушеного простою, керівництво може відправити персонал в адміністративну відпустку, але це не так. Такий вид звільнення від роботи передбачає добровільну згоду працівника та наявність у нього причини для перерви. Випадки, коли начальство силовими методами примушує трудівників написати заяву на звільнення від роботи, передбачають штрафні санкції.

Надання відпустки без збереження заробітної плати

Незалежно від того, чи має працівник право на відпускні дні, або розраховує на розуміння керівництва, алгоритм дій буде однаковим. Необхідно:

1. Написати заяву, де вказати причини/підстави, за якими потрібно відпускний період. При необхідності потрібно докласти підтверджуючі документи.
2. Подати заяву директору організації. Важливо врахувати, що одного факту подання керівництву цього документа недостатньо – потрібно отримати схвальну візу.
3. Дочекатися оформлення наказу, з яким працівника повинні ознайомити під підпис. Вихід у відпустку без наказу вважається порушенням трудової дисципліни, та має покарання аж до звільнення.
4. У разі виробничої необхідності, допускається дострокове повернення до виконання службових обов’язків, але ініціатором цього повинен виступати сам співробітник.

Заява працівника із зазначенням причини

Законодавство не визначає форму заявительного документа на відпускний час без змісту. Заява складається у вільній формі, але обов’язково потрібно вказати:

• прізвище, ім’я, по батькові та посада керівника;
• дані співробітника;
• причини, по яким йому потрібно робочу перерву, або підставу для появи законодавчого права (посилання на статтю ТК, нормативно-правовий акт та ін) ;
• дати початку і кінця відпускного періоду;
• тривалість (точна кількість днів) ;
• дата складання, підпис.

Підтверджуючі документи

Для того щоб заяву було достовірним, до нього потрібно додати необхідну документацію. У залежності від ситуації це можуть бути копії довідок або свідоцтв, що засвідчують:

• дату одруження;
• народження дитини;
• смерть близького родича;
• склад сім’ї;
• посада в складі виборчої комісії;
• присвоєне звання Героя Радянського Союзу.

Наказ керівника

Завізована директором заяву з дозволом на відпускний період надходить до кадровику. Цей фахівець повинен підготувати наказ за формою Т-6, з яким працівника ознайомлюють під підпис. Важливо розуміти, що можливість вийти у відпустку виникає у працівника тільки після випуску наказного документа. Це вірно і для випадків, коли працівник мав право на робочий перерва (наприклад, через народження дитини). Якщо наказу немає (а тим більше – немає візи директора на заяві), то відсутність співробітника на роботі вважається порушенням дисципліни і може призвести до звільнення.

Позначки бухгалтера в особистій картці і табелі обліку робочого часу

Перерва без збереження заробітної плати повинен фіксуватися в бухгалтерській документації. Розділ VII особової картки вноситься така інформація:

• вид відпускного періоду (конкретна формулювання береться з наказу);
• тривалість у днях;
• дати початку і закінчення;
• номер наказу.

Вносяться дані і в табель обліку робочого часу. Дні відсутності працівника зазначаються в залежності від того, як було оформлено звільнення від роботи:

• при наявності законного права – ставиться код «ДО»;
• за ініціативою роботодавця – вписується «ОЗ»;
• у зв’язку з навчанням – проставляється «УД»;
• щорічний додатковий – пишеться «ДБ».

Облік тривалості неоплачуваної відпустки

Під час перерви за свій рахунок, співробітник не одержує заробітної плати, але продовжує вважатися в штаті підприємства. З цієї причини кількість днів перерви впливає на відпрацьований стаж, суму доходу та показники, які ними визначаються (наприклад, середню зарплату). Тому, роблячи обчислення виплат за відпускними, листком непрацездатності чи допомоги по вагітності та пологах, бухгалтеру потрібно знати, як враховувати ці інтервали.

При розрахунку стажу роботи

У трудовій період, який дає право на чергову оплачувану відпустку, зараховуються інтервали відпочинку за свій рахунок тривалістю не більше двох тижнів за рік. Довгострокове звільнення від роботи вимагає повторно розрахувати терміни щорічної оплачуваної перерви в трудовій діяльності. Наприклад, працівник влаштувався на роботу 1 травня, тоді:

• при звичайних умовах право на щорічний відпочинок у нього виникає через 6 місяців, тобто 1 листопада;
• якщо він використовував 3 тижні за свій рахунок, то в робочий стаж не будуть зараховуватися 21-14=7 днів, тобто право на перерву у нього з’явиться 7 листопада.

На допомогу по тимчасовій непрацездатності

У відповідності з законом, розрахунок виплат по соціальному страхуванню у разі хвороби проводиться з урахуванням доходу за попередні два календарні роки. Отримана сума ділиться на кількість днів (730 діб) без виключення яких-небудь тимчасових інтервалів (відпускних або святкових днів та ін). Звідси видно, що відпустку без збереження зарплати зменшить суму соціальних платежів, якщо працівникові доведеться захворіти (адже якщо б він не виходив на відпочинок за свій рахунок, дохід за розрахунковий період був би вище).

При розрахунку середнього заробітку

Згідно із законодавством, інтервал перерви без збереження заробітної плати повністю виключається з розрахункового періоду поряд з періодом лікарняних та відряджень. Це прямо випливає з Трудового кодексу, де говориться, що розрахунок провадиться виходячи з фактично нарахованої заробітної плати і відпрацьованого часу за попередні 12 календарних місяців. Виняток відпускного часу з розрахунків зручно для працівника, адже воно дає перевагу при виплатах, розподіляючи річний дохід на менший інтервал часу.

На страховий стаж при нарахуванні пенсії

Незалежно від терміну, протягом якого працівник був звільнений від роботи, йому за цей період не нараховувався заробіток і роботодавець не виробляв пенсійні платежі. З цього випливає, що цей інтервал часу повністю виключається із страхового стажу, який використовується для розрахунку пенсії. Наприклад, працівник використав своє право на 4-місячний відпочинок за свій рахунок для підготовки диплома та складання держіспитів. Отже, страховий стаж за цей рік у нього увійдуть тільки 8 місяців.

Відео