Запізнилися на роботу через поломки транспорту? Не виконали завдання начальника? Якщо працівник з якихось причин порушив трудову дисципліну, то доведеться в письмовому вигляді дати роз’яснення начальнику щодо свого вчинку. В цьому випадку потрібно знати, як написати пояснювальну.
Як написати пояснювальну записку на роботі
Пояснювальна записка — це особливий документ, який відноситься до категорії ділової переписки. Якщо співробітник не вчасно прийшов на роботу, не виконав обов’язки або відмовився виконувати якесь завдання начальника, прийшов у стані алкогольного сп’яніння або яким-небудь іншим чином порушив правила, встановлені на підприємстві або в установі, то йому доведеться в письмовій формі роз’яснити мотиви та причини такого вчинку.
Пояснювальна — важливий документ, тому що, виходячи з викладеного в ньому, роботодавець прийме рішення про покарання, а це може бути догана, штраф або звільнення. Крім того, цей документ забезпечить і співробітника в тому випадку, коли він не виконав завдання або вимогу керівництва з об’єктивних причин.
Примітка. Важливо не плутати пояснювальну записку з доповідною. Якщо виникли труднощі у виконанні завдання, є очевидні порушення і співробітник хоче повідомити про це керівництву, то складається доповідна записка. Якщо працівник проштрафився, то пише пояснювальну.
При цьому важливо знати, як правильно написати пояснювальну, тобто дотримуватися форму викладу та структуру такого документи.
Тому, якщо довелося складати такий документ і виникло питання, як писати пояснювальну, представлені рекомендації допоможуть швидко впоратися з цим питанням:
- У документі чітко, логічно і послідовно викладайте факти, з-за яких стався дисциплінарний проступок. Складайте цей документ в урівноваженому стані духу. Пишіть аргументовано і правдиво. Якщо запізнилися на роботу через транспортного колапсу чи поломки транспортного засобу, то вкажіть саме цю причину, а не те, що йшов дощ і ви вирішили в таку погоду не ходити на роботу.
- Пояснювальну пишіть на листку формату А4. Викладати інформацію можна як від руки, так і за допомогою текстових редакторів (набору тексту на комп’ютері) з наступним друком документа. У першому випадку використовуйте ручку з темно-синьою або чорною пастою.
- Не допускайте помарок і виправлень.
- Незважаючи на те, що форма викладу вільна, дотримуйтеся загальні вимоги до структури пояснювальній: у правому верхньому куті вкажіть адресата звернення (посада та ПІБ керівника) та автора записки (посада та ПІБ); по центру з великої напишіть: «Пояснювальна записка», крапку в кінці не ставте; у вільній формі розкажіть, чому сталося порушення (точно вказуйте дати і час подій); під текстом зліва поставте дату, а справа — власний підпис.
Примітка. Подавайте пояснювальну протягом 2-х днів з моменту осуду. Пізніше це не має сенсу, тому що саме цей час відводиться працівнику для пояснення поведінки. По закінченні цього часу роботодавець приймає рішення про покарання співробітника. Пояснювальна в даному випадку може послужити пом’якшувальним чинником.
- Рекомендуємо писати пояснювальну записку у двох примірниках. Один віддайте секретарю керівника, а на другому проставляють вхідний номер документа. Це реєстраційний номер, який показує, що записка офіційно прийнята.
Іноді такий захід допомагає працівнику відстояти свої права і захиститися від свавілля начальства. Цей документ стане свідченням в судовому розгляді або послужить доказом для звернення в прокуратуру або інспекції за трудовим відносинам.
Пояснювальна: зразок
Щоб мати загальне уявлення, як пишеться пояснювальна, перегляньте зразки. У них представлена структура і стиль викладу:
Зразок 1.
Начальнику відділу комплектації
ТОВ «Інженерна бурова компанія «СІ БУ»»
Алієву А. Т.
інженера Темирбулатова Айдара Талгатовича
Пояснювальна записка
про запізнення на роботу 18.01.2018
Я, Темирбулатов Айдар Талгатович, запізнився на роботу 18.01.2018 на 1 годину з-за ДТП, учасником якої став по дорозі на роботу. Автобус, в якому я їхав, зіткнувся з легковим автомобілем. Оскільки рух транспорту після аварії було неможливим, мені довелося пішки дійти до зупинки і чекати наступного автобуса, який прибув через 20 хвилин.
18.01.2018 (підпис) інженер Темирбулатов Айдар Талгатович
Зразок 2.
Комерційному директору ТОВ «Юлмар-Сервіс»
Айманову К. С.
менеджера по залученню клієнтів
Сатаєва Нурсултана Айдаровича
Пояснювальна записка
з приводу невиконаного завдання 11.01.2018
Я, Сатаров Нурсултан Айдарович, не надав 11.01.2018 року необхідну зведену таблицю залучених клієнтів з-за відсутності на робочому місці. Це сталося, тому що за дорученням начальника маркетингового відділу Юмасова Илияса Абаевича я був відправлений у відрядження в р. Атирау і був відсутній на робочому місці з 11.01.2018 до 12.01.2018 року.
Лист на відрядження з відмітками надаю.
15.01.2018 (підпис) менеджер по залученню клієнтів
Сатаєва Нурсултан Айдарович
Необхідність скласти пояснювальну записку може виникнути в будь-який момент. Тому знання основних правил складання такого документа і особливості його оформлення знадобляться.
